«Anche un pessimo caffè è meglio di nessun caffè».
Lo ha detto David Lynch e forse possiamo anche perdonarglielo. Magari funziona se ti trovi nel mezzo del nulla a girare la scena di un film.
Ma se hai organizzato un matrimonio, una cerimonia o un evento aziendale, dubitiamo che tu voglia sentir dire dagli invitati: «Tutto perfetto. Peccato per quel caffè».
Perché dopo antipasti, primi, secondi, dolci e brindisi arriva sempre lui.
Il caffè.
E spesso è proprio l’ultima cosa che l’ospite assaggia prima di andare via.
Se lavori nel settore catering, quindi, improvvisare non è una buona idea. Ti servono una materia prima di qualità, una macchina affidabile e soprattutto una soluzione che possa seguirti nei diversi eventi senza costringerti ad acquistare un’attrezzatura diversa per ogni situazione.
Ed è qui che entra in gioco il comodato d’uso delle macchine da caffè per catering.
Perché il caffè è importante in un servizio catering?
Il caffè è la ciliegina sulla torta.
A volte anche letteralmente.
È il piccolo momento di piacere dopo una maratona culinaria che ha tenuto cinquanta persone sedute a tavola per tre o quattro ore. È ciò che conclude una cena elegante. È la pausa che permette ai partecipanti di un congresso di alzarsi, fare due chiacchiere e ripartire.
Ed è anche uno dei pochi servizi che può essere richiesto in contesti completamente diversi tra loro:
- matrimoni;
- comunioni e cresime;
- compleanni;
- eventi aziendali;
- convegni;
- meeting;
- coffee break;
- buffet;
- fiere;
- eventi all’aperto;
- ricevimenti privati.
Non serve quindi soltanto un buon espresso.
Serve un sistema che riesca a prepararlo bene, velocemente e in maniera costante, anche quando gli ospiti sono tanti e decidono naturalmente di chiederlo tutti nello stesso momento.
Qualità del caffè e macchina professionale: servono entrambe
Sono due gli ingredienti fondamentali per servire un buon caffè durante un catering.
Il primo è piuttosto evidente: una materia prima di qualità.
Il secondo viene invece sottovalutato più spesso: una macchina adeguata al numero di caffè che dovrai preparare.
Perché puoi avere la miscela migliore del mondo, ma se durante un matrimonio con cento invitati devi preparare gli espressi con una macchina pensata per la cucina di casa, prima o poi inizieranno i problemi.
E potrebbe iniziare anche una fila di invitati.
Che, generalmente, non migliora l’atmosfera.
Quale macchina da caffè scegliere per un catering?
La risposta dipende soprattutto dal tipo di eventi che organizzi.
Una società che gestisce piccoli coffee break aziendali ha esigenze molto diverse da chi organizza ricevimenti con cento, duecento o più partecipanti.
Prima di scegliere una macchina da caffè professionale per catering dovresti quindi valutare almeno:
- numero medio di invitati;
- numero di caffè da preparare;
- concentrazione delle richieste in pochi minuti;
- frequenza degli eventi;
- necessità di spostare frequentemente la macchina;
- spazio disponibile;
- presenza o meno di un allaccio idrico;
- potenza elettrica disponibile nella location;
- necessità di servire anche cappuccini o altre bevande;
- facilità di pulizia e manutenzione.
E sì, sono parecchie cose.
Ma è molto meglio pensarci prima che trovarsi a farlo durante il ricevimento.
1 – Macchine da caffè in comodato d’uso per catering
Una macchina da caffè destinata al catering deve avere caratteristiche piuttosto particolari.
Deve essere professionale, naturalmente, ma non basta.
Se la utilizzi per eventi organizzati in location diverse deve essere anche pratica da movimentare, semplice da utilizzare e veloce da mettere in funzione.
Facile da trasportare
Nel catering le attrezzature viaggiano.
Oggi sei in una villa sull’Appia Antica, domani in una location ai Castelli Romani e dopodomani in una sala congressi al centro di Roma.
Una macchina troppo ingombrante o difficile da movimentare può quindi trasformarsi rapidamente in un problema logistico.
Il peso e le dimensioni devono essere compatibili con il tipo di servizio che offri e con il modo in cui trasporti normalmente l’attrezzatura.
Serbatoio oppure collegamento alla rete idrica?
Dipende dalla location.
Per alcuni eventi puoi disporre di un punto acqua vicino alla postazione.
Per altri no.
Pensa, per esempio, a una cerimonia organizzata in giardino, a un evento temporaneo oppure a una postazione allestita lontano dalle cucine.
In questi casi può essere particolarmente utile una macchina professionale dotata di serbatoio autonomo, evitando la necessità di un collegamento diretto alla rete idrica.
Quando invece i volumi diventano importanti e la location permette un’installazione più strutturata, possono essere preferibili soluzioni differenti.
Controlla sempre l’alimentazione elettrica
Altro dettaglio molto poco poetico, ma decisamente importante.
Prima dell’evento devi sapere quali prese e quale potenza elettrica sono disponibili nella zona in cui installerai la macchina.
Molte attrezzature possono funzionare con la normale alimentazione elettrica monofase a 230 V, ma potenza assorbita e requisiti cambiano in base al modello.
Quindi non dare niente per scontato.
Perché scoprire che la macchina non può lavorare correttamente quando gli invitati stanno chiedendo il caffè non è esattamente il momento migliore per leggere il manuale tecnico.
Perché il comodato d’uso può essere interessante per un catering?
Se organizzi eventi diversi per dimensioni e tipologia, acquistare direttamente una macchina professionale può non essere sempre la scelta più conveniente.
Specialmente quando sei ancora nella fase iniziale dell’attività e non conosci con precisione i consumi.
Con una formula di comodato d’uso per macchine da caffè professionali, secondo le condizioni previste dal servizio scelto, puoi evitare di immobilizzare subito una cifra importante nell’acquisto dell’attrezzatura e abbinare la macchina alla fornitura del caffè.
Ma il vantaggio più interessante potrebbe essere un altro.
Puoi scegliere una macchina in base ai consumi reali
Immagina di acquistare una macchina progettata pensando di organizzare eventi da trenta persone.
Se dopo sei mesi inizi a lavorare soprattutto con matrimoni da centocinquanta invitati, quella macchina potrebbe diventare rapidamente insufficiente.
Oppure può succedere il contrario: hai investito in una macchina importante e scopri che la maggior parte dei tuoi lavori sono piccoli coffee break.
Il punto è semplice: la macchina deve adattarsi al servizio, non il servizio alla macchina.
L’assistenza conta quanto la macchina
E poi ci sono i guasti.
Perché anche le migliori macchine del mondo, ogni tanto, decidono di ricordarci che sono pur sempre macchine.
In un’attività di catering il problema è che difficilmente scelgono un martedì pomeriggio tranquillo per farlo.
Potrebbe succedere mezz’ora prima di una cena con duecento ospiti.
Per questo, quando valuti una soluzione professionale, considera attentamente l’assistenza tecnica prevista dalla formula e la capacità del fornitore di intervenire sul territorio.
Lavazza continua a prevedere per il mondo Business e Ho.Re.Ca. servizi professionali di consulenza e assistenza tecnica dedicata.
2 – La qualità del caffè: noi abbiamo scelto Lavazza
Il secondo ingrediente, abbiamo detto, è la materia prima.
Per questo noi di Di.To Break abbiamo scelto caffè Lavazza.
Perché durante un evento il problema non è preparare un buon espresso una volta.
È prepararne cinquanta, cento o duecento mantenendo il risultato il più possibile costante.
Capsule, cialde o altri sistemi?
Il sistema da utilizzare dipende dalla macchina e dal tipo di servizio.
Lavazza dispone ancora oggi di soluzioni differenti, comprese capsule, cialde e sistemi dedicati al mercato professionale. Le cialde in carta, per esempio, sono disponibili nello standard ESE e sono confezionate in monodose, una caratteristica utile per mantenere il prodotto protetto fino al momento della preparazione.
Nel catering, l’utilizzo di sistemi monodose può avere diversi vantaggi pratici:
- dosaggio già definito;
- preparazione semplice;
- maggiore uniformità tra un’erogazione e l’altra;
- facilità di trasporto delle scorte;
- nessuna necessità di macinare il caffè sul posto;
- semplicità nella gestione delle diverse miscele;
- possibilità di prevedere anche il decaffeinato.
Insomma, meno variabili devi gestire mentre stai servendo cento persone, meglio è.
Quanti caffè devi calcolare per un evento?
Domanda apparentemente semplice.
Risposta: dipende.
Lo sappiamo, continuiamo a dirlo.
Ma nel catering è proprio così.
Il numero di caffè cambia in base al tipo di evento, all’orario, alla durata, alla composizione degli ospiti e perfino alla stagione.
Durante un pranzo di matrimonio, per esempio, la maggior parte delle richieste può concentrarsi dopo il dolce. Durante un congresso puoi invece avere due o tre picchi distinti nel corso della giornata.
Non devi quindi considerare soltanto quanti caffè preparerai complessivamente.
Devi chiederti soprattutto:
quanti dovrò prepararne contemporaneamente?
È questa la domanda che ti permette di dimensionare correttamente la macchina.
Coffee break aziendale: esigenze diverse da un matrimonio
Un coffee break per convegni ed eventi aziendali presenta esigenze leggermente diverse rispetto a una cerimonia.
I tempi sono spesso molto più stretti.
Se cento partecipanti hanno venti minuti di pausa, non puoi servirli con la stessa logica di un pranzo che dura quattro ore.
Qui diventano fondamentali:
- velocità di erogazione;
- numero di macchine disponibili;
- organizzazione della postazione;
- posizionamento di tazzine e accessori;
- scorte già pronte;
- semplicità del servizio.
In alcuni casi può essere più efficiente utilizzare due postazioni separate invece di concentrare tutti gli ospiti davanti a una sola macchina.
Perché puoi avere il caffè migliore di Roma, ma se per prenderlo bisogna fare venti minuti di fila perdi un po’ del suo fascino.
Matrimoni e cerimonie: attenzione al picco dopo il dolce
Nei matrimoni e nelle cerimonie succede quasi sempre la stessa cosa.
Arriva il dolce.
Parte il brindisi.
E improvvisamente tutti vogliono il caffè.
Ecco perché per un servizio caffè durante matrimoni e ricevimenti non basta calcolare il numero totale degli invitati.
Serve una macchina — oppure più macchine — in grado di gestire il picco finale senza rallentamenti eccessivi.
Se lavori spesso con eventi di queste dimensioni, comunicalo al fornitore quando scegli l’attrezzatura.
Dire «faccio circa cento caffè al giorno» è infatti molto diverso da dire «devo fare cento caffè in venti minuti».
Catering all’aperto: cosa controllare prima dell’evento
Giardini, ville, terrazze, location temporanee.
Bellissimi.
Almeno finché non devi capire dove collegare la macchina del caffè.
Per gli eventi all’aperto controlla sempre in anticipo:
- presenza delle prese elettriche;
- potenza disponibile;
- distanza dalla postazione;
- eventuale disponibilità di acqua;
- necessità di utilizzare un serbatoio;
- superficie stabile sulla quale poggiare la macchina;
- protezione dell’attrezzatura da pioggia, sole e agenti atmosferici;
- spazio necessario per organizzare accessori e consumabili.
Piccolo consiglio.
Non accontentarti di un «sì sì, la corrente c’è» detto al telefono.
Quando possibile, verifica prima.
Ci ringrazierai.
Cosa deve esserci nella postazione caffè di un catering?
La macchina è soltanto il punto di partenza.
Per organizzare una postazione efficiente dovresti predisporre tutto ciò che serve prima dell’arrivo degli ospiti.
In particolare:
- caffè;
- decaffeinato;
- tazzine o bicchierini;
- piattini, se previsti dal servizio;
- cucchiaini o palette;
- zucchero;
- dolcificante;
- tovaglioli;
- acqua per la macchina quando necessaria;
- contenitori per i rifiuti;
- scorte sufficienti per l’intero evento.
Se proponi anche cappuccino e altre bevande, naturalmente, l’organizzazione deve tenere conto delle attrezzature e degli ingredienti aggiuntivi.
Macchina da caffè per catering a Roma: perché conta il servizio locale
Se organizzi catering, matrimoni, eventi e coffee break a Roma e provincia, avere un fornitore presente sul territorio può fare parecchia differenza.
Soprattutto quando il tuo lavoro dipende da un calendario.
Un matrimonio non può essere rimandato perché la macchina ha deciso di non collaborare.
E il coffee break del congresso difficilmente verrà spostato alla settimana successiva.
Per questo nella scelta della soluzione dovresti considerare non soltanto marca e modello, ma anche:
- assistenza tecnica;
- disponibilità dei consumabili;
- tempi di rifornimento;
- conoscenza del territorio;
- capacità di suggerire una macchina proporzionata al tuo volume di lavoro.
Di.To Break opera a Roma e provincia con soluzioni per il caffè rivolte anche alle attività professionali e al settore Ho.Re.Ca., valutando macchina e sistema in funzione delle reali esigenze di consumo.
Comodato oppure acquisto: cosa conviene a un catering?
Non c’è una risposta valida per tutti.
L’acquisto può avere senso quando conosci molto bene i tuoi volumi, vuoi possedere direttamente l’attrezzatura e sei disposto a gestirne investimento e manutenzione.
Il comodato può invece essere particolarmente interessante quando:
- vuoi limitare l’investimento iniziale;
- stai ancora definendo i tuoi volumi di consumo;
- preferisci abbinare macchina e fornitura del caffè;
- consideri importante avere assistenza tecnica;
- vuoi affidarti a un operatore specializzato per dimensionare l’attrezzatura.
Va però detto chiaramente: comodato d’uso non significa automaticamente macchina senza condizioni.
Le formule professionali possono essere legate a quantitativi di consumo, forniture o specifiche condizioni contrattuali.
Meglio quindi verificare sempre la proposta in base alla propria attività.
Gli errori da evitare nella scelta della macchina per catering
Scegliere una macchina troppo piccola
È probabilmente l’errore più comune.
Funziona perfettamente durante le prove.
Poi arrivano ottanta persone contemporaneamente.
E scopri che il concetto di “perfettamente” era relativo.
Scegliere soltanto in base al prezzo
Una macchina costa meno.
Bene.
Ma quanto ti costa se rallenta il servizio, non regge i picchi oppure richiede manutenzione continua?
Non controllare la location
Acqua, corrente, spazio e logistica vanno verificati prima.
Non dopo aver scaricato l’attrezzatura.
Non prevedere abbastanza scorte
Caffè terminato a metà evento.
Non aggiungiamo altro.
Dimenticare il decaffeinato
Succede più spesso di quanto dovrebbe.
Mettilo direttamente nella checklist.
Sottovalutare l’assistenza
Quando lavori professionalmente non devi chiederti soltanto quanto bene funziona una macchina.
Devi chiederti anche cosa succede quando non funziona.
Domande frequenti sulle macchine da caffè per catering
Quale macchina da caffè scegliere per un catering?
Dipende dal numero di caffè, dalla velocità con cui devono essere serviti, dalla frequenza degli eventi, dagli spazi e dai servizi disponibili nella location. Per eventi con molti partecipanti è opportuno utilizzare macchine professionali dimensionate sui picchi di consumo.
Una macchina da caffè per catering deve avere il serbatoio?
Non necessariamente. Un serbatoio autonomo è però molto utile quando si organizzano eventi in location nelle quali non è disponibile un collegamento alla rete idrica vicino alla postazione.
Meglio capsule o cialde per un catering?
Entrambe possono rappresentare una soluzione pratica. La scelta dipende dalla macchina, dal volume di caffè da servire e dall’organizzazione del servizio. I sistemi monodose hanno il vantaggio di semplificare dosaggio, trasporto e preparazione.
È possibile avere una macchina da caffè in comodato d’uso per un catering?
Sì, esistono formule professionali in comodato d’uso. Condizioni, macchina disponibile, consumi minimi e servizi inclusi dipendono però dal contratto e dal fornitore scelto.
Quante macchine servono per un matrimonio?
Dipende soprattutto dal numero di invitati e dal tempo nel quale devi servirli. Cento caffè distribuiti nell’arco di tre ore sono un lavoro molto diverso da cento caffè richiesti subito dopo il taglio della torta. Per grandi ricevimenti può essere necessario prevedere più di una postazione.
Di.To Break fornisce soluzioni per catering a Roma?
Di.To Break opera a Roma e provincia con soluzioni per il caffè rivolte alle attività professionali e al settore Ho.Re.Ca. Per scegliere la macchina corretta è opportuno valutare preventivamente tipo di eventi, volumi di consumo e modalità di utilizzo.
Un buon catering merita un buon caffè
Alla fine possiamo organizzare tovaglie perfette, allestimenti spettacolari e menu da ricordare.
Ma poi qualcuno chiederà:
«Un caffè?»
E in quel momento la risposta deve essere semplice.
Certo.
Per questo una macchina da caffè professionale per catering non è un dettaglio secondario, ma parte integrante del servizio.
Deve essere adeguata ai consumi, affidabile, pratica e accompagnata da un caffè all’altezza di tutto ciò che hai servito prima.
Se organizzi catering, matrimoni, cerimonie, eventi aziendali o coffee break a Roma e provincia, Di.To Break può aiutarti a individuare una soluzione proporzionata al tuo reale volume di lavoro.
Così gli ospiti potranno ricordarsi del buffet, della location, della torta e della festa.
Del caffè, possibilmente, solo per un ottimo motivo.